Pensioencommunicatie

Als er een pensioenregeling tot stand komt, zijn er verschillende zaken waarover de werkgever moet communiceren. Op verschillende momenten; voordat de arbeidsovereenkomst tot stand komt, tijdens het dienstverband en bij uitdiensttreding. Wat wordt er zoal van de werkgever aan pensioencommunicatie verwacht en waaraan moet de pensioenuitvoerder voldoen? Allemaal onderwerpen die ik in dit artikel behandel.

Snellinks naar de informatieverstrekking door de werkgever en de informatieverplichtingen en keuzebegeleiding door de pensioenuitvoerder:

• Informatieverstrekking werkgever; en
• Informatieverplichting en keuzebegeleiding pensioenuitvoerder.

Informatieverstrekking werkgever

Pensioen 1-2-3

De werkgever is verplicht de werknemer vooraf te informeren over de inhoud van het pensioenaanbod. Hij kan daarvoor laag 1 van ‘Pensioen 1-2-3’ gebruiken. Pensioen 1-2-3 moeten pensioenfondsen, verzekeraars en premiepensioeninstellingen (kortom alle pensioenuitvoerders) verplicht aanbieden en beschrijft op uniforme wijze de pensioenregeling.

• Laag 1 vormt de basisuitleg en blijft relatief eenvoudig;
• Laag 2 geeft meer verdieping; en
• Laag 3 gaat nog verder en is het eerder in het derde deel van deze kennisserie aangehaalde pensioenreglement.

Pensioenregister

De werkgever kan de werknemer wijzen op de informatievoorziening op de website van het pensioenregister. Het pensioenregister stelt het online platform www.mijnpensioenoverzicht.nl beschikbaar en daarin staan (bijna) alle 1^e en 2^e pijler voorzieningen, zoals alle werknemerspensioenen opgebouwd in de loop der jaren of de pensioenen die nog in opbouw zijn. Daarnaast zijn de te verwachten AOW-leeftijd en het AOW-bedrag in het pensioenregister opgenomen.

Het is wel belangrijk dat de werknemer niet blind afgaat op de gepresenteerde informatie, soms sluit deze niet aan op het uniform pensioenoverzicht of de daadwerkelijke rechten voortvloeiend uit het pensioenreglement (laag 3 uit Pensioen 1-2-3). Uiteindelijk is het pensioenreglement (bijna) altijd juridisch leidend.

Vergelijking oude en nieuwe pensioenregeling

De informatie over de nieuwe pensioenregeling kan de werknemer vergelijken met zijn eerdere pensioenregeling(en). Een hulpmiddel bij deze vergelijking kan de Pensioenvergelijker zijn. Het is goed als de werknemer hiermee zelf aan de slag gaat en zo een beeld vormt van de verschillen. Niet makkelijk, als de juiste cijfers worden gevonden is het maar de vraag of de werknemer zelf de verschillen op waarde kan schatten.

Een juiste vergelijking maken is een complexe handeling!

Werkgever waag u niet aan een pensioenadvies!

Als werkgever is het niet verstandig de werknemer over pensioeninhoudelijke zaken te adviseren. Om te mogen adviseren over financieel complexe zaken (zoals een pensioen) is er namelijk een vergunning benodigd. Het geven van goedbedoelde tips kan de werkgever wel eens duur komen te staan. Informatie geeft hij wel, maar oplettendheid is geboden. Beter is het om een onafhankelijk pensioenadviseur in te schakelen.

Vrij in het accepteren van het pensioenaanbod?

Na het verstrekken van de benodigde informatie doet de werkgever de werknemer een pensioenaanbod. De werknemer is vaak niet vrij in zijn keuze het aanbod wel of niet te accepteren. Het grootste deel van de Nederlandse werkgevers en werknemers vallen namelijk onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. De wet bepaalt, niet de werkgever. De pensioenovereenkomst komt van rechtswege tot stand als er sprake is van een verplichtstelling. Meer over een verplichte deelname is te lezen in het artikel ‘Verplichtstelling pensioenfonds‘. Het vaststellen of er sprake is van een verplichtstelling en de invloed van interne en externe wijzigingen is niet altijd eenvoudig.

Geen verplicht gesteld pensioenfonds van toepassing?

Als er geen sprake is van een verplicht gesteld pensioenfonds dan is de werknemer ook vaak niet vrij in zijn keuze het pensioenaanbod wel of niet te accepteren. Dat komt omdat de uitvoeringsovereenkomst de werkgever verplicht alle werknemers aan te melden. Daarnaast loopt een werkgever die meegaat in de wens van de werknemer en een afstandsverklaring opstelt een groot risico.

Voorbeeld:

Stel, Marjan komt te overlijden. Zij heeft het pensioenaanbod eerder niet geaccepteerd. Het weigeren van het aanbod is vastgelegd in een afstandsverklaring die zij samen met haar man heeft ondertekend. Achteraf stelt en toont haar weduwnaar aan dat zij door de werkgever onvoldoende zijn geïnformeerd over de financiële gevolgen van het niet accepteren van het aanbod. Als een rechter daarin meegaat moet de werkgever levenslang het partnerpensioen voor zijn rekening nemen. Het partnerpensioen was immers niet verzekerd bij een verzekeraar of een pensioenfonds dus draait de werkgever ervoor op.  

Pas dus op met afstandsverklaringen!

In mijn praktijk adviseer ik werkgevers met klem niet mee te werken aan het niet accepteren van het pensioenaanbod. Het opstellen van een afstandsverklaring is niet gewenst. Als werkgever en werknemer geen gehoor aan dit advies geven kunnen zij zelf het risico nemen. Bijvoorbeeld als er sprake is van een gemoedsbezwaarde en de pensioenuitvoerder gaat na overleg akkoord. De gemoedsbezwaarde wordt vooraf uitputtend in voor hem begrijpelijke taal over alle mogelijke gevolgen geïnformeerd en er is sprake van een welbewuste instemming. Jurisprudentie over dit onderwerp heb ik samengevat in het artikel ‘Communicatiefout bij pensioenwijziging‘.

Onderscheid per groep is wel mogelijk

Onderscheid tussen groepen is wel toegestaan. Als de groepsdefinitie, aan welke groep de regeling wordt aangeboden, duidelijk is voorkomt dat veel discussie. Zo kan de werkgever er bijvoorbeeld voor kiezen de verkoopafdeling wel een pensioenaanbod te doen, maar het administratieve personeel niet. Al is dit onderscheid waarschijnlijk niet bevorderlijk voor de onderlinge verstandhouding en loopt de werkgever het risico beschuldigd te worden van het maken van een verboden (in)direct onderscheid.

Pensioenuitvoerder informeert en biedt keuzebegeleiding

Als het pensioenaanbod eenmaal is geaccepteerd, is de werknemer deelnemer geworden in de pensioenregeling.

De pensioenuitvoerder informeert de werknemer:

• bij aanvang over de pensioenregeling door middel van Pensioen 1-2-3;
• jaarlijks ontvangt de werknemer rechtstreeks van de pensioenuitvoerder een uniform pensioenoverzicht (UPO);
• bij einde deelnemerschap in de stopbrief; en
• voorafgaand aan of bij de pensioeningang.

De informatie is correct, duidelijk, evenwichtig (zowel de relevante voor- als nadelen moeten worden weergegeven) en moet de deelnemer tijdig bereiken. Wat is tijdig? De wet noemt geen termijn. Volgens de gedragstoezichthouder is dit in ieder geval ‘binnen een termijn waarin de deelnemer de informatie redelijkerwijs nog kan gebruiken voor het beoogde doel’. Jurisprudentie over een pensioenuitvoerder die verkeerd informeert is te lezen in het artikel ‘Pensioenherstel‘.

De informatie moet de deelnemer bereiken

Als de pensioenuitvoerder de informatie per post of digitaal aan de deelnemer stuurt, kunnen hem weinig tot geen verwijten worden gemaakt. De pensioenuitvoerder hoeft de deelnemer niet te herinneren aan de keuzes die hem zijn voorgelegd ook al zijn de gevolgen van het eventueel niet handelen van de deelnemer soms groot.

Zo was er een ernstig zieke werkneemster van wie het arbeidscontract afliep. Per brief informeerde het pensioenfonds de gewezen deelnemer onder andere over het feit dat haar partnerpensioen niet meer verzekerd was en hoe zij dat kon repareren door een gedeelte van het ouderdomspensioen uit te ruilen. Vervolgens reageerde zij niet tijdig op de brief van het pensioenfonds. Daardoor verliep de mogelijkheid een gedeelte van het ouderdomspensioen (uit) te ruilen voor een partnerpensioen. Met als gevolg dat de achterblijvende partner het partnerpensioen misliep.

Keuzebegeleiding pensioenuitvoerders een zegen of een vloek?

Pensioenuitvoerders moeten sinds de inwerkingtreding van het nieuwe pensioenstelsel de keuzes van (gewezen) deelnemers en pensioengerechtigden begeleiden. Zij houden daarmee alleen rekening met de keuzes binnen de pensioenregeling die zij uitvoeren. Een deelnemer kan aangeven dat de pensioenuitvoerder bij zijn keuzebegeleiding ook zijn andere pensioenen mag betrekken.

Als dat maar goed gaat, zeker als er sprake is van verschillende pensioenregelingen bij verschillende pensioenuitvoerders.

Op basis waarvan kan een pensioenuitvoerder de verschillen overzien en effectief toepassen aan de wensen van de deelnemer? Een voorbeeld waarmee de pensioenuitvoerder dan te maken krijgt is bijvoorbeeld uitgewerkt in het artikel ‘Wanneer met pensioen‘.

En pas op: keuzebegeleiding is nooit een volledig advies. Er wordt bijvoorbeeld geen rekening gehouden met het eigen huis, hypotheek, erfenissen, spaargeld, lijfrenten, unieke wensen enzovoort. Hoogstens wordt ergens in de gestandaardiseerde begeleiding vermeld dat de deelnemer zelf met alle andere zaken van belang rekening moet houden. U raadt het al, het gevaar is dat deelnemers volledig afgaan op de keuzebegeleiding verstrekt door de pensioenuitvoerder zonder rekening te houden met alle andere belangrijke en vaak doorslaggevende factoren. Ik voorzie grote problemen op termijn. Ik sta daarin niet alleen. Niet voor niets staat er in de laatste Asser-serie, ‘Bijzondere overeenkomsten. Deel XI. Pensioen‘: ‘Het problematische bij de keuzebegeleiding blijft dat een pensioenuitvoerder niet het complete beeld heeft van de omstandigheden van de pensioendeelnemer; daarom kan keuzebegeleiding niet compleet zijn’.

Meer over keuzebegeleiding is terug te lezen in het gelijknamige artikel ‘Keuzebegeleiding‘.

Informatie bij een pensioenwijziging

Als de pensioenregeling eenmaal loopt blijven werkgever en pensioenuitvoerder gehouden te informeren. De werkgever moet de werknemer informeren als er sprake is van een pensioenwijziging (deel 7) of een collectieve waardeoverdracht (deel 8).

Als er sprake is van een ondernemingsraad heeft de OR over pensioenwijzigingen instemmingsrecht. De ondernemingsraad kan volledig geïnformeerd een betere beslissing maken. Belangrijk om daar een budget voor vrij te maken. Dat verdient een ieder achteraf dubbel en dwars terug.

Deel 7 van deze serie behandeld ‘Pensioenwijzigingen‘.

Vragen? Neem gerust contact op.

Bijgewerkt op 15 januari 2024.