Pensioencommunicatie

Pensioencommunicatie is het zesde deel van een serie van negen. Samen vormen ze een kennisbank.

Als er een pensioenregeling tot stand komt, zijn er verschillende zaken waarover de werkgever de werknemer moet informeren. Op verschillende momenten; voordat de arbeidsovereenkomst tot stand komt, tijdens het dienstverband en bij uitdiensttreding. Wat wordt er van de werkgever aan pensioencommunicatie verwacht richting de werknemer en waaraan moet de pensioenuitvoerder voldoen?

Pensioen 1-2-3

De werkgever is verplicht de werknemer vooraf te informeren over de inhoud van het pensioenaanbod. Hij kan daarvoor laag 1 van ‘Pensioen 1-2-3’ gebruiken. Pensioen 1-2-3 moeten pensioenfondsen, verzekeraars en premiepensioeninstellingen (kortom alle pensioenuitvoerders) verplicht aanbieden en beschrijft op uniforme wijze de pensioenregeling. Laag 1 vormt de basisuitleg en blijft relatief eenvoudig. Meer verdieping is terug te vinden in de lagen 2 en 3. Laag 3 is bijvoorbeeld het eerder in het derde deel van deze kennisserie aangehaalde pensioenreglement.

De informatie over de nieuwe pensioenregeling kan de werknemer vergelijken met zijn eerdere pensioenregeling(en). Een hulpmiddel kan daarbij de Pensioenvergelijker zijn.

Het is goed als de werknemer hiermee zelf aan de slag gaat en zo een beeld vormt van de verschillen. Echter het invullen van de juiste gegevens valt voor de meeste werknemers niet mee. Het is niet eenvoudig om de benodigde informatie uit de pensioenregelingen te halen die de werknemer wil vergelijken. En als de input wordt gevonden is het maar de vraag of de werknemer zelf de verschillen op waarde weet te schatten. Kortom, als de werknemer en/of werkgever het echt willen vergelijken kunnen zij zich het beste door een onafhankelijk pensioenadviseur laten bijstaan.  

Vrije keuze?

De werkgever informeert de werknemer en doet hem vervolgens een pensioenaanbod. Dat klinkt alsof er een vrije keuze is. Van een vrije keuze is vaak geen sprake. Het grootste deel van de Nederlandse werkgevers en werknemers vallen onder een verplicht gesteld bedrijfstakpensioenfonds. De wet bepaalt, niet de werkgever en de pensioenovereenkomst komt van rechtswege tot stand als er sprake is van een verplichtstelling.

Geen verplichtstelling van toepassing:

Hebben de werknemers die niet onder een verplicht gesteld pensioenfonds vallen wel de keuze het aanbod af te wijzen? Meestal niet. De meeste uitvoeringsovereenkomsten tussen werkgever en pensioenuitvoerder zijn namelijk niet vrijblijvend. De pensioenuitvoerder wil de pensioenregeling voor alle werknemers die tot dezelfde groep behoren uitvoeren. Zonder uitzondering.

Onderscheid per groep is mogelijk

Onderscheid tussen groepen is wel toegestaan. Als de groepsdefinitie, aan wie de regeling wordt aangeboden, duidelijk is voorkomt dat veel discussie. Zo kan de werkgever er bijvoorbeeld voor kiezen de verkoopafdeling wel een pensioenaanbod te doen, maar het administratieve personeel niet. Al is dit waarschijnlijk niet bevorderlijk voor de onderlinge verstandhouding en loopt de werkgever het risico beschuldigd te worden van het maken van een (verboden) onderscheid.

Het wel of niet accepteren van het aanbod door de werknemer

Als er een pensioenaanbod wordt gedaan moet iedereen binnen dezelfde groep hetzelfde aanbod ontvangen. Accepteert de werknemer het aanbod dan komt er een pensioenovereenkomst tot stand, als hij weigert dan niet. Echter het weigeren van het aanbod, het afstand doen van, is niet verstandig. De uitvoeringsovereenkomst tussen de werkgever en pensioenuitvoerder verplicht de werkgever namelijk alle werknemers aan te melden. Dat de voorwaarden opgenomen in de uitvoeringsovereenkomst de werkgever niet altijd (meer) helder voor de geest staan is begrijpelijk. Echter als hij toch meegaat met de wens van de werknemer en een afstandsverklaring opstelt, loopt hij een groot risico.

Voorbeeld:

Stel, Marjan komt te overlijden. Zij heeft het pensioenaanbod eerder niet geaccepteerd. Het niet tot stand komen van een pensioenovereenkomst is vastgelegd in een afstandsverklaring die zij samen met haar man heeft ondertekend. Achteraf stelt en toont haar weduwnaar aan dat ze door de werkgever onvoldoende zijn geïnformeerd over de financiële gevolgen van het niet accepteren van het aanbod. Als een rechter daarin meegaat moet de werkgever levenslang het partnerpensioen voor zijn rekening nemen. Het partnerpensioen was immers niet verzekerd bij een verzekeraar of een pensioenfonds dus draait de werkgever ervoor op.  

Pas dus op met afstandsverklaringen!

Accepteer een afstandsverklaring alleen bij hoge uitzondering (bijvoorbeeld voor een gemoedsbezwaarde) en na overleg met de pensioenuitvoerder. Informeer de werknemer vooraf uitputtend in voor hem begrijpelijke taal over alle mogelijke gevolgen en ga pas akkoord als de werknemer welbewust heeft ingestemd. Anders komt de rekening in de toekomst mogelijk volledig bij de werkgever te liggen. Jurisprudentie hierover heb ik samengevat in het artikel ‘Communicatiefout bij pensioenwijziging‘.  

Ook de pensioenuitvoerder informeert

Als het pensioenaanbod eenmaal is geaccepteerd, is de werknemer deelnemer geworden in de pensioenregeling.

De pensioenuitvoerder informeert de werknemer over het volgende:

• bij aanvang over de pensioenregeling in een startbrief;
• jaarlijks ontvangt de werknemer rechtstreeks van de pensioenuitvoerder een uniform pensioenoverzicht (UPO);
• bij einde deelnemerschap in de stopbrief; en
• voorafgaand aan of bij de pensioeningang.

De informatie is correct, duidelijk, evenwichtig (zowel de relevante voor- als nadelen moeten worden weergegeven) en moet de deelnemer tijdig bereiken. Wat is tijdig? De wet noemt geen termijn. Volgens de gedragstoezichthouder is dit in ieder geval ‘binnen een termijn waarin de deelnemer de informatie redelijkerwijs nog kan gebruiken voor het beoogde doel’.

Jurisprudentie over een pensioenuitvoerder die verkeert informeert is te lezen in het artikel ‘Pensioenherstel‘.

De informatie moet de deelnemer bereiken

Als de pensioenuitvoerder de informatie per post of digitaal aan de deelnemer stuurt, kunnen hem weinig tot geen verwijten worden gemaakt. De pensioenuitvoerder hoeft de deelnemer niet te herinneren aan de keuzes die hem zijn voorgelegd ook al zijn de gevolgen van het eventueel niet handelen van de deelnemer soms groot.

Zo was er een ernstig zieke werkneemster van wie het arbeidscontract afliep. Per brief informeerde het pensioenfonds de gewezen deelnemer onder andere over het feit dat haar partnerpensioen niet meer verzekerd was en hoe zij dat kon repareren door een gedeelte van het ouderdomspensioen uit te ruilen. Vervolgens reageerde zij niet tijdig op de brief van het pensioenfonds. Daardoor verliep de mogelijkheid een gedeelte van het ouderdomspensioen (uit) te ruilen voor een partnerpensioen. Met als gevolg dat de achterblijvende partner het partnerpensioen misliep.

De werkgever blijft informeren

De werkgever kan de werknemer wijzen op de informatievoorziening op de website van het pensioenregister. Het pensioenregister stelt het online platform www.mijnpensioenoverzicht.nl beschikbaar en daarin staan (bijna) alle 1^e en 2^e pijler voorzieningen, zoals alle werknemerspensioenen opgebouwd in de loop der jaren of de pensioenen die nog in opbouw zijn. Daarnaast is de AOW-leeftijd en het AOW-bedrag in het pensioenregister opgenomen. Het is wel belangrijk dat de werknemer niet blind afgaat op de gepresenteerde informatie, soms sluit deze niet aan op het uniform pensioenoverzicht of de daadwerkelijke rechten voortvloeiend uit het pensioenreglement (laag 3 uit Pensioen 1-2-3). Uiteindelijk is het pensioenreglement (bijna) altijd juridisch leidend.

Informeren of advies op maat?

Soms hebben deelnemers behoefte aan persoonlijk advies. Ze willen weten of zij iets moeten ondernemen en zo ja, hoe. Als werkgever is het niet verstandig zelf advies te geven. Om te mogen adviseren over dit soort financieel complexe zaken is er een vergunning benodigd. Het geven van goedbedoelde tips kan de werkgever wel eens duur komen te staan. Informatie geven mag wel, maar oplettendheid is geboden. Beter is het om een onafhankelijk pensioenadviseur in te schakelen en eventueel samen met de werknemer de rekening voor de deskundige hulp te betalen.

Daarnaast moet de werkgever de werknemer informeren als er sprake is van een pensioenwijziging (deel 7) of een collectieve waardeoverdracht (deel 8). Dat is ook in zijn belang. Pensioen is een kostbare arbeidsvoorwaarde die voordeel oplevert en waarbij problemen vaak zijn te voorkomen. Als er sprake is van een ondernemingsraad heeft de OR over veel wijzigingen instemmingsrecht. De ondernemingsraad kan volledig geïnformeerd een betere beslissing maken. Belangrijk om daar een budget voor vrij te maken. Ook dat verdient een ieder achteraf dubbel en dwars terug.

Deel 7 van deze serie behandeld ‘Pensioenwijzigingen‘.

Vragen? Neem gerust contact op.

Bijgewerkt op 10 januari 2023.