Instemmingsrecht ondernemingsraad bij pensioenwijziging

Zonder instemming van de ondernemingsraad kan de werkgever de pensioenovereenkomst tussen hem en de werknemers niet wijzigen. Bij wijziging van een belangrijke arbeidsvoorwaarde als pensioen heeft de OR namelijk instemmingsrecht. De medezeggenschap in organisaties is voor de OR vastgelegd in de Wet op ondernemingsraden (WOR). Andere medezeggenschapsorganen zijn de personeelsvertegenwoordiging en de personeelsvergadering.

Een onderneming met 50 werknemers moet een OR instellen. Bij kleinere ondernemingen met minder dan 50 werknemers is er vaak geen ondernemingsraad en dus ook geen instemmingsrecht. Er kan dan wel sprake zijn van een personeelsvertegenwoordiging (PVT). Een werkgever moet de PVT rechtstreeks informeren mocht er sprake zijn van een pensioenwijziging. Een PVT heeft adviesrechten. In dit artikel wordt de wijziging van de pensioenregeling en de rol van de OR uitgebreid behandeld.

Inhoud

De volgende onderwerpen komen aan bod:

1. Rol ondernemingsraad bij pensioenwijziging;
2. Pensioenakkoord en instemmingsrecht OR;
3. Wat wijzigt er (instemming OR vereist) en wanneer;
4. Middelloonregeling bij een pensioenfonds;
5. Verzekerde middelloonregeling;
6. Bestaande premieovereenkomst;
7. Onderscheid tussen bestaande en nieuwe deelnemers;
8. Conclusie;
9. Kosten onafhankelijk pensioenadvies verhalen op de werkgever.

1.Rol ondernemingsraad bij pensioenwijziging

Deze alinea bevat een beknopte uiteenzetting van de bevoegdheden en de rol van de ondernemingsraad.

De OR heeft verschillende rechten. Een instemmingsrecht en de plicht van de werkgever de OR te informeren. Deze rechten van de OR zijn vastgelegd in de artikelen 27 en 31f van de Wet op de ondernemingsraden (WOR). Artikel 27 WOR regelt wanneer er sprake is van instemming en artikel 31f WOR zorgt ervoor dat de OR over iedere vaststelling, wijziging of intrekking van een uitvoeringsovereenkomst of uitvoeringsreglement wordt geïnformeerd.

Instemmingsrecht arbeidsvoorwaarden

Pensioen is één van de instemmingsplichtige onderwerpen waarover de OR gaat. Het medezeggenschapsrecht geeft de OR een grote verantwoordelijkheid bij organisatieveranderingen die van invloed op het pensioen zijn. Verleent de OR instemming of juist niet? Voordat er een eventuele instemming plaatsvindt gaat er een hele procedure aan vooraf.

Instemmingsprocedure OR:

• het informeren van de OR;
• overleg met de werkgever;
• eventueel aanpassen voorstel; en
• het beoordelen van het instemmingsverzoek werkgever.

De instemming van de OR bindt de individuele werknemers niet automatisch. Een akkoord met de OR geeft wel een belangrijke indicatie.

Grenzen van het instemmingsrecht, de invloed van een collectieve arbeidsovereenkomst (cao)

Hoeveel invloed heeft de OR op het beleid als er sprake is van een collectieve arbeidsovereenkomst (cao)? De vakbonden zitten bij een cao immers aan tafel en in artikel 27 lid 3 WOR staat dat de ondernemingsraad geen instemmingsrecht heeft voor zover het onderwerp al inhoudelijk in een cao is geregeld. Toch zijn er cao’s die maatwerk op ondernemingsniveau mogelijk maken. Op deze manier beslist de ondernemingsraad (mee). De vakbonden gaan in deze situaties over de grote lijnen, de OR over de details. Dat is het geval als:

• inhoudelijk niet alles in de cao is geregeld; of
• als er sprake is van een ondernemingspensioenfonds en niet alle bedrijven die onder deze onderneming vallen een cao volgen. Het bedrijf dat niet onder een cao valt zal dan met de ondernemingsraad in overleg moeten gaan.   

2.Pensioenakkoord en instemmingsrecht OR

De pensioentransitie moet voor 2028 zijn afgerond. De werkgever en ondernemingsraad/werknemers moeten ruim voor 2028 overeenstemming bereiken over deze ingrijpende pensioenwijziging. Anders is er geen tijd meer de wijzigingen te implementeren. De uiterste data verschillen per pensioenregeling. De verschillen staan in het onderstaande schema. 

De verantwoording van het resultaat en alle relevante zaken daaromheen worden na instemming OR in de vorm van een pensioen-transitieplan aan de pensioenuitvoerder gezonden. Vervolgens geeft de pensioenuitvoerder zoals een pensioenfonds, verzekeraar of premiepensioeninstelling aan of hij de nieuwe pensioenregeling kan uitvoeren (of niet) en stelt hij een implementatieplan op.

De werkgever doet er verstandig aan zijn eigen agenda te bepalen en bijvoorbeeld niet te wachten op een uniform wijzigingsvoorstel van de pensioenuitvoerder. Uiteindelijk gaan pensioenuitvoerders niet over een pensioenwijziging maar betreft deze arbeidsvoorwaardelijke wijziging uitsluitend een zaak tussen werkgever, ondernemingsraad, werknemers en eventuele vakbonden. De pensioentransitie kost tijd, pas als de hele instemmingsprocedure is doorlopen kan de ondernemingsraad instemmen. 

Wat wijzigt er allemaal op basis van de Wet toekomst pensioenen (WTP)? Lees vooral verder.

3. Wat wijzigt er (instemming OR vereist) en wanneer?

Wijziging ouderdomspensioen

Er zijn drie pensioenkarakters tot 2028 beschikbaar:  

1. Uitkeringsovereenkomst, de pensioengerechtigde ontvangt een vaste uitkering vanaf pensioendatum;
2. Kapitaalovereenkomst, een minimaal pensioenkapitaal staat op pensioendatum vast. Daarmee moet een levenslang pensioen worden gekocht. De hoogte van het pensioen is afhankelijk van het pensioenkapitaal, marktrente, kosten en overlevingskansen op pensioendatum; of
3. Premieovereenkomst, het pensioenkapitaal en het pensioen staan nog niet vast, wel het premieverloop. Met het pensioenkapitaal moet een levenslang pensioen worden gekocht. De hoogte is afhankelijk van de premie-inleg, kosten en beleggingsresultaten tijdens de opbouwperiode en van de marktrente, kosten en overlevingskansen op pensioendatum.

Schematisch vereenvoudigd weergegeven:

De middelloonregeling (uitkeringsovereenkomst) en de premieovereenkomst zijn de in de praktijk meest voorkomende pensioenkarakters. Zij vertegenwoordigen respectievelijk ongeveer 80% en 15% van de pensioenregelingen in Nederland. Daarnaast heeft 5% van de werknemers geen pensioenregeling. Ook wel een witte vlek genoemd. Deze witte vlek probeert de regering te verkleinen (het liefst geheel te verwijderen). Meer over de witte en grijze vlekken is te lezen in het artikel ‘Pensioenvlekken verwijderen‘.  

Minder zekerheden in het nieuwe pensioenstelsel

In het nieuwe pensioenstelsel is er alleen nog plaats voor het derde pensioenkarakter, de premieovereenkomst. Er zijn sinds 1 juli 2023 drie varianten beschikbaar: de solidaire premieovereenkomst, de flexibele premieovereenkomst en de premie-uitkeringsovereenkomst. Verschillen tussen deze varianten zijn te lezen in ‘Het nieuwe pensioencontract‘. De premie wordt belegd volgens het lifeycle-principe.

Vaste of een in leeftijd oplopend premiepercentage

Alle drie varianten gaan uit van een vaste gelijke premie (fixed rate). Voor nieuwe werknemers is een in leeftijd oplopend premiepercentage niet meer mogelijk. Voor bestaande deelnemers kan de werkgever besluiten de huidige in leeftijd oplopende premiepercentages te continueren. Hij maakt dan gebruik van de eerbiedigende werking. Als de huidige premiestaffel uitgebreider is dan het maximum opgenomen in het wetsvoorstel moet de staffel worden verlaagd om binnen het nieuwe maximum te passen. Dat betekent een versobering van de regeling en dus een wijzigings- en compensatietraject. Daarover is meer te lezen in het artikel ‘Verlaging progressieve pensioenpremies‘.

Wijziging nabestaandenpensioen

Naast het ouderdomspensioen wijzigt het nabestaandenpensioen. Meer over te lezen in het artikel ‘Wijziging nabestaandenpensioen‘.

Op 1 januari 2028 moet de volledige pensioentransitie zijn afgehandeld. Compensatietrajecten kunnen afhankelijk van het type compensatie decennia in beslag nemen.  

Hoe eerder er actie wordt ondernomen hoe meer tijd er is om tot een passend resultaat te komen. Tevens scheelt het in de kosten. Whitepaper ‘Hoe eerder, hoe beter‘.

Een aantal voorbeelden van wijzigingstrajecten zijn uitgewerkt in de volgende hoofdstukken. 

4.Middelloonregeling bij een pensioenfonds

Als werknemers verplicht moeten deelnemen aan een bedrijfstakpensioenfonds zullen de sociale partners met elkaar in overleg gaan. Bij een ondernemingspensioenfonds zit de OR vaak (ook) aan tafel en kan het zijn dat zij (op onderdelen) instemmingsrecht hebben. Bij twijfel over de rol van de OR is het verstandig een onafhankelijk pensioenadviseur te raadplegen. 

Middelloonregelingen ondergebracht bij pensioenfondsen moeten allemaal worden omgezet naar een premieovereenkomst met een vaste premie. Een paar uitzonderingen daargelaten. Een vaste premie was altijd al de standaard voor een pensioenregeling ondergebracht bij een pensioenfonds. Echter voortaan subsidiëren de jongeren de ouderen niet meer met hun premie-inleg. De zogenoemde doorsneesystematiek komt hiermee ten einde. Na invoering van het nieuwe pensioenstelsel heeft iedereen een gelijke vaste premie waardoor jongeren meer opbouwen omdat hun inleg langer kan renderen. Dat wordt een degressieve opbouw genoemd.

Schematisch ziet de degressieve opbouw er als volgt uit:

5.Verzekerde middelloonregeling

Het wijzigingsvoorstel van de pensioenuitvoerder is het startpunt. Of niet?

Alle verzekerde middelloonregelingen moeten worden aangepast. Er zijn werkgevers die wachten op het standaard wijzigingsvoorstel van de huidige pensioenuitvoerder. Dat lijkt mij geen goed idee.

De werkgever en OR doen er verstandiger aan zich eerder te oriënteren en te laten adviseren over de pensioenwijziging én het pensioencompensatievraagstuk. De werkgever en werknemers verdienen een voorstel op maat die zij samen vormgeven. Goed voorbereid en volledig geïnformeerd maken zij betere keuzes voor de lange termijn. Voor een tijdige oriëntatie vormt het transitieplan een goede richtlijn.  

In het pensioen-transitieplan staat onder andere:

• Garanties zijn passé. Echter de risico’s die bij een premieovereenkomst horen kunnen beperkt of uitgebreid worden gedeeld. Waar ligt de voorkeur? 
• Wat zijn de gevolgen van de (nieuwe) premieregeling per leeftijdscategorie uitgewerkt?
• De overstap moet evenwichtig plaatsvinden. Daarom zijn er regels voor een adequate pensioencompensatie; en
• Hoe komt de solidariteitsreserve of risicodelingsreserve eruit te zien?   

Stel de verzekeraar verlengt de uitvoeringsovereenkomst binnenkort ….

Berekeningen (waaronder een scenario-analyse) maken veel duidelijk en komen van pas als er sprake is van een verlenging van de actuele uitvoeringsovereenkomst en/of aanpassing van de pensioenovereenkomst. Tevens kan de pensioentransitie dan meteen worden meegenomen. Dat scheelt dubbel werk.

Aan de hand van berekeningen is per individuele deelnemer vast te stellen hoeveel een eventuele verslechtering van het pensioen qua compensatie kost.

Pensioenwijzigingen blijven altijd

6.Bestaande premieovereenkomst

Als de huidige pensioenregeling al een premieovereenkomst is, kan dat werk schelen. Door gebruik te maken van de eerbiedigende werking kunnen bestaande deelnemers gebruik blijven maken van een in leeftijd oplopend premiepercentage. De nieuwe deelnemers krijgen een vaste premie-inleg. Hierdoor ontstaan er twee pensioenregelingen naast elkaar. Naast een aantal andere relatief kleine aanpassingen hoeft alleen het nabestaandenpensioen te worden aangepast.

Dat lijkt een goede optie (eerbiedigende werking), relatief eenvoudig en snel te realiseren. Echter na een grondige analyse zou een vast premiepercentage voor én de bestaande deelnemers én nieuwe werknemers misschien wel beter uitpakken op de lange termijn. Belangrijk om dat eerst na te gaan.

7.Onderscheid tussen bestaande en nieuwe werknemers

Een onderscheid tussen bestaande en nieuwe werknemers is niet zo uitzonderlijk. Er zijn vele werkgevers die onderscheid maken tussen groepen werknemers op datum indiensttreding. Een onderscheid moet wel te rechtvaardigen zijn. Het is niet wenselijk dat nieuwe werknemers (veel) slechter af zijn. Daarnaast zorgt een onderscheid er mogelijk voor dat oudere werknemers:

• enerzijds minder snel van baan veranderen. Een oudere werknemer kan er als gevolg van een baanwissel qua premie-inleg (aanzienlijk) op achteruitgaan; en
• anderzijds dat zij sneller worden aangenomen. Zij zijn goedkoper dan vroeger.

8.Conclusie

Het zo vroeg mogelijk met de pensioentransitie aan de slag gaan biedt de volgende voordelen:

• De wijziging(en) kan langer bij een ieder bezinken. Door de tijd te nemen en vragen te beantwoorden ontstaat er meer draagvlak;
• Berekeningen per individuele werknemer laten de effecten van de wijziging op lange termijn zien (scenario-analyse). Dit geeft rust en kan mogelijk leiden tot één compensatieregeling voor het gehele bedrijf. De rode draad is soms pas zichtbaar nadat eerst alle verschillen cijfermatig in kaart zijn gebracht via verschillende invalshoeken. Deze tijdsinspanning verdient zich terug;
• Als de uitvoeringsovereenkomst afloopt en/of de pensioenovereenkomst wijzigt is het verstandig direct de wijziging naar het nieuwe pensioenstelsel op te pakken. Dat voorkomt dubbel werk;
• Het voorkomt/minimaliseert discriminatie tussen bestaande en nieuwe werknemers; 
• Laat uw agenda niet bepalen door de pensioenuitvoerder. Anticipeer, dat voorkomt haastwerk en pakt vaak beter voor werknemers en werkgever uit; en 
• Blijf op de hoogte van de rol van de ondernemingsraad en het instemmingsrecht bij pensioenwijzigingen.

9. Kosten onafhankelijk pensioenadvies verhalen op de werkgever

Pensioenwijzigingen zijn complex waardoor een onafhankelijk pensioenadvies geen overbodige luxe is. De OR-adviseur moet los van iedereen staan en dient uitsluitend de belangen van de OR. De adviseur van de vakbond is niet geschikt om de OR bij te staan. Hij heeft andere belangen. De kosten van het advies komen voor rekening van de werkgever, belangrijk om als OR vooraf over de tijdsbesteding afspraken te maken. 

Een goed geïnformeerde ondernemingsraad weet precies waarmee zij instemt en kan haar collega’s daarin meenemen. Toch merk ik dat er werkgevers zijn die niets willen uitgeven aan een adviseur van de ondernemingsraad. Goedkoop is duurkoop zal later blijken maar ja wat koopt de OR daar op dat moment voor? Concreet zijn de rechten van de OR op het gebied van het inhuren van een deskundige vormgegeven in artikel 22 WOR.

Artikel 22 Wet op de Ondernemingsraden

Artikel 22 lid 2 en 4 Wet op de Ondernemingsraden is duidelijk, ik heb de belangrijkste zaken benadrukt.

1. De kosten die redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de ondernemingsraad en de commissies van die raad komen ten laste van de ondernemer.
2. Met inachtneming van het bepaalde in het eerste lid komen de kosten van het overeenkomstig artikel 16 en artikel 23a, zesde lid, raadplegen van een deskundige door de ondernemingsraad of een commissie van die raad, alsmede de kosten van het voeren van rechtsgedingen door de ondernemingsraad slechts ten laste van de ondernemer, indien hij van de te maken kosten vooraf in kennis is gesteld. De eerste volzin is niet van toepassing wanneer uitvoering is gegeven aan het vierde lid.
3. Met inachtneming van het eerste lid komen de kosten van scholing en vorming, bedoeld in artikel 18, tweede lid, ten laste van de ondernemer. De Raad kan voor verschillende kosten verbonden aan scholing en vorming richtbedragen vaststellen.
4. De ondernemer kan in overeenstemming met de ondernemingsraad de kosten die de ondernemingsraad en de commissies van die raad in enig jaar zullen maken, voor zover deze geen verband houden met artikelen 17 en 18, eerste lid, vaststellen op een bepaald bedrag, dat de ondernemingsraad naar eigen inzicht kan besteden. Kosten waardoor het hier bedoelde bedrag zou worden overschreden, komen slechts ten laste van de ondernemer voor zover hij in het dragen daarvan toestemt.

Vooraf in overleg is de beste weg

De werkgever kan vooraf dus vragen om een schatting van de kosten. Gaat de werkgever niet akkoord dan kan de ondernemingsraad in het uiterste geval naar de kantonrechter (artikel 36, tweede lid WOR). De kantonrechter zal beoordelen of de kosten voor het raadplegen van een deskundige redelijkerwijze noodzakelijk zijn voor de vervulling van de taak van de OR. De kantonrechter weegt het belang en de aard van het onderwerp, de hoogte van de kosten en de financiële draagkracht van de ondernemer. Bij de parlementaire behandeling kwam dit al in de vorige eeuw aan bod (Kamerstukken II 1987/88, 20 583, nr. 3, p. 24) en de uitspraak van het Hof ’s – Hertogenbosch 22 juni 2017 (ECLI:NL:GHSHE:2017:2829). Laten we hopen dat het niet zover komt.

Meer informatie over de invloed van het pensioenakkoord op het werknemerspensioen en de te verrichten handelingen is terug te vinden op www.pensioentransitieplan.nl. Of vraag uw pensioenadviseur ondernemingsraad ernaar. Als onafhankelijk pensioenspecialist vervul ik graag deze rol. Contact.

Bijgewerkt 16 april 2025.